Luchthavens moeten aan strenge veiligheidseisen voldoen. Hoe ontwikkel je een calamiteitenplan dat zowel aan alle wet- en regelgeving voldoet als praktisch hanteerbaar blijft? En hoe zorg je voor een goede borging binnen de organisatie? Rotterdam The Hague Airport stond begin 2024 voor deze uitdaging. Onze adviseur Bernd Jager ging op bezoek bij de luchthaven en hielp bij de ontwikkeling van een vernieuwd calamiteitenplan. Vakblad Crisismanager interviewde betrokkenen over dit traject, waaronder onze collega Bernd. Lees hieronder het hele artikel.
Rotterdam The Hague Airport is zeker niet de grootste luchthaven van Nederland. Toch verwerkt het vliegveld ruim 56.000 vliegbewegingen per jaar. “We zijn net als veel andere regionale luchthavens een onderdeel van de Schiphol Group”, vertelt Dennis Henze, Compliance & Safety Manager bij Rotterdam The Hague Airport. “Dit betekent dat we met de andere luchthavens binnen de Schiphol Group samenwerken. Tegelijkertijd worden we ook als zelfstandig bedrijfsonderdeel gezien. Dus we zijn zelf verantwoordelijk voor het beheer van de luchthaven.”
Begin 2024 besloten jullie dat het tijd was voor een nieuw calamiteitenplan. Wat was de aanleiding? En wat is de grootste uitdaging bij het ontwikkelen van een calamiteitenplan?
“Het oude calamiteitenplan was niet actueel meer en was dus aan een vernieuwing toe. De grootste uitdaging was de wet- en regelgeving. Alle luchthavens in Europa moeten voldoen aan de regelgeving die vastgesteld is door het European Union Aviation Safety Agency (EASA). Zij maken geen onderscheid tussen grote en kleinere luchthavens. Dus wij moeten aan dezelfde strenge eisen voldoen als grote internationale luchthavens, zoals Schiphol.
Ook is er bij het opstellen van een calamiteitenplan veel afstemming nodig met interne en externe partijen, zoals de brandweer, overheidspartijen en bedrijven waar wij mee samenwerken, zoals Aviapartner dat onder andere de bagage-afhandeling verzorgt.
Alles bij elkaar is dat dus een behoorlijke klus en onze capaciteit is beperkt. Wij hebben geen mensen in dienst die zich dedicated bezighouden met het calamiteitenplan. Voor ons is dit een taak die we erbij doen.”
Hoe hebben jullie dit opgelost?
"We hebben besloten om het schrijven van het calamiteitenplan uit te besteden aan het adviesbureau Scherp in Veiligheid. Zij leverden capaciteit én inhoudelijke kennis. Bovendien zijn zij goed in staat om verbindingen te leggen met externe partijen.”
“Voor ons was dit een opdracht die goed bij ons past”, zegt Bernd Jager, adviseur veiligheid bij Scherp in Veiligheid. “We werken onder andere veel voor gemeentes en een luchthaven is in wezen te vergelijken met een stad. Zij hebben ook eigen handhavers, een eigen brandweerkorps en ze moeten samenwerken met externe partijen.”
Wat vonden jullie belangrijk bij het ontwikkelen van het nieuwe calamiteitenplan?
Dennis: “De leesbaarheid. Het oude plan was droog en erg vanuit de wetgeving geschreven. Daar viel de meeste winst te halen. Ik vind dat het goed gelukt is om dit te verbeteren. Zelfs het beschrijvende deel, dat best droge stof is, leest lekker weg.”
Bernd: “Ook hebben we voor meer integraliteit gezorgd. Het oude calamiteitenplan bestond uit 20 tot 30 documenten. Daardoor was het moeilijk te beheren.”
Hoe hebben jullie deze klus aangepakt?
Bernd: “We hebben eerst alle plannen in kaart gebracht en gekeken hoe actueel deze waren. De afdeling communicatie had bijvoorbeeld in januari een crisiscommunicatieplan geschreven. We hebben besloten om dat niet te integreren in het geheel, maar als zelfstandig plan te behouden.
Vervolgens hebben we verschillende sessies gehouden. In de eerste sessie hebben we de bouwstenen van het calamiteitenplan besproken. In de sessies daarna hebben we het gehad over de scenario’s, de processen en het algemene gedeelte. We hebben daarbij niet alleen gekeken naar de scenario’s waar de luchthaven zich volgens de wet op moet voorbereiden. We hebben ook andere procesverstoringen in het calamiteitenplan opgenomen, zoals een cyberaanval of langdurige stroomuitval.”
Dennis: “Dat laatste is belangrijk, want de wetgeving loopt altijd achter op de praktijk. Volgens de wetgeving moeten wij bijvoorbeeld voorbereid zijn op vliegtuigcrashes. In de praktijk komt dat eigenlijk nooit meer voor. De kans dat we door een ander scenario worden getroffen is groter en daarom is het belangrijk om ook dat in het calamiteitenplan op te nemen.”
Wat was de grootste uitdaging in dit hele proces?
Dennis: “De sessie waarin we gekeken hebben of alle onderdelen van het calamiteitenplan aan de wet- en regelgeving voldoen. Daar hebben we een hele dag voor uitgetrokken. We wilden zeker weten dat er geen hiaten in zaten en dat we het plan konden onderbouwen naar onze toezichthouder toe.”
Het calamiteitenplan is nu gereed. Wat zijn voor jullie belangrijke vervolgstappen?
Dennis: “Compliancy, het Opleiden, Trainen en Oefenen (OTO) en het actueel houden van het calamiteitenplan. Dat hebben we procedureel geborgd. Zo voorkomen we dat het naar de achtergrond kan verdwijnen.
We hebben Scherp in Veiligheid gevraagd om een e-learning voor ons te ontwikkelen. Deze bestaat uit twee delen. Het algemene deel is voor iedereen hetzelfde. Daarnaast is er een specifiek deel dat toegespitst is op de verschillende functies. Het systeem heeft een leeromgeving waarin we precies kunnen zien welke deelnemers de e-learnings al doorlopen hebben.”
Door te blijven trainen en evalueren, zorg je ervoor dat iedereen precies weet wat te doen wanneer het erop aankomt.
Wat is jullie eerste indruk van de e-learning?
“Ik ben erg enthousiast”, zegt Mark van der Neut, brandweercommandant bij de luchthaven. “Het is een leeromgeving waarin mensen hun eigen voortgang kunnen volgen. En er zit nog veel potentie in het systeem. Nu gebruiken we de leeromgeving alleen voor de e-learnings die over het calamiteitenplan gaan. We kunnen hier in de toekomst nog tal van e-learnings aan toevoegen.
Ook kunnen we onze ketenpartners toegang geven tot het systeem en we kunnen e-learnings voor hen klaarzetten. We kunnen vervolgens in één oogopslag zien welke ketenpartners al klaar zijn en wie we nog moeten aansporen om de e-learning te maken.”
Alles bij elkaar is het een heel traject geweest. Wat levert het op?
Mark: “Met een goed draaiend calamiteitenplan voorkom je dat een calamiteit groot wordt. Dat komt omdat mensen goed getraind zijn en meteen weten wat ze moeten doen.”
Dennis: “Bovendien hebben we nu een proces dat vlekkeloos als een geoliede machine loopt. We hebben een kalender waar alle OTO-activiteiten in staan. Tijdens de oefeningen komen er meestal verbeterpunten aan het licht. Daar passen we het calamiteitenplan op aan en zo blijft het actueel.”
En hebben jullie ook al iets gehoord van de toezichthouder?
Dennis: “Jazeker. In december hebben we een audit gehad van de Inspectie Leefomgeving en Transport. Zij zijn onze toezichthouder. Zij hebben natuurlijk ook naar ons calamiteitenplan gekeken en zij hebben er geen kritiek op gegeven. Dat had ik eerlijk gezegd wel verwacht, want ze zijn altijd heel kritisch. Dat bevestigt dat we erin geslaagd zijn om alles aan de voorkant goed te managen en dat we met dit plan klaar zijn voor de toekomst.”
Een calamiteitenplan dat blijft werken
Blijven leren en ontwikkelen
Bij Rotterdam The Hague Airport hebben we niet alleen een nieuw calamiteitenplan opgesteld, maar ook gezorgd voor een stevige borging in de organisatie. De e-learningmodule helpt medewerkers om hun kennis op peil te houden, en met regelmatige oefeningen en evaluaties blijft het plan actueel en werkbaar.
