In verschillende theaters en poppodia vinden op jaarbasis ontzettend veel evenementen plaats zoals concerten, festivals en voorstellingen. Deze programmering vereist een gedegen crisismanagementplan om de veiligheid te waarborgen. Voor SPOT Groningen, specifiek voor locatie De Oosterpoort, ontwikkelde Scherp in Veiligheid een uitgebreid plan. Ontdek waarom dit plan essentieel is en hoe wij het implementeren.
Rollen en verantwoordelijkheden duidelijk vastleggen
SPOT Groningen wil met het 'Crisismanagementplan Evenementen' de veiligheid van bezoekers en medewerkers tijdens evenementen verzekeren. Dit plan beschrijft uitgebreid de rollen en verantwoordelijkheden van diverse medewerkers, zoals locatieverantwoordelijken, floormanagers, huismeesters en productieleiders. Elk van deze rollen heeft een specifieke functie binnen de uitvoering van de programmering en het crisismanagement.
Locatieverantwoordelijken, doorgaans afdelingshoofden, zijn bijvoorbeeld verantwoordelijk voor het contact met bestuurders en de gemeente. Floormanagers zorgen voor de operationele uitvoering, terwijl huismeesters zich richten op bedrijfshulpverlening (BHV) en eventuele ontruimingen. Productieleiders houden zich bezig met alle backstage-activiteiten. Door de taken helder te definiëren, weet iedereen precies wat er moet gebeuren als zich een incident voordoet.
Heldere communicatie en duidelijke rolverdeling zijn cruciaal om een incident snel en adequaat aan te pakken.
Regelmatig oefenen voor optimale paraatheid
Crisismanagementplannen zijn slechts effectief als ze regelmatig worden geoefend. Bij De Oosterpoort doen we dat via tabletop-sessies, waarbij medewerkers verschillende crisisscenario's doorlopen. Deze oefensessies zijn van groot belang. Ze helpen om automatische reacties te trainen en verbeterpunten te ontdekken.
Tijdens deze sessies oefenen medewerkers op vergaderstructuren, communicatie, welke stappen ze moeten ondernemen en waarom deze stappen belangrijk zijn. Vaak blijkt dat medewerkers geneigd zijn om gelijk in de oplossingsmodus te schieten, zonder eerst goed te analyseren wat er precies gaande is. Door deze reacties te oefenen, leren teams om eerst helder na te denken en dan pas actie te ondernemen.
Tussentijds evalueren en bijstellen cruciaal
Een crisismanagementplan is geen statisch document; het vereist regelmatig bijstellen en evalueren. Wisselingen in het team, nieuwe veiligheidsprotocollen of recente incidenten kunnen aanleiding geven tot updates. Een jaarlijkse herhaling van de tabletop-oefeningen zorgt hiervoor.
Heb jij een scherpe blik nodig die met jouw crisismanagementplannen meekijkt? Neem dan contact met ons op via telefoonnummer 085 106 13 57 en per mail opinfo@scherpinveiligheid.nl. Wij zorgen ervoor dat de juiste expert zo snel mogelijk contact met je opneemt.